個人情報保護方針

パルシステム神奈川の個人情報保護方針をご案内しています。

パルシステム神奈川個人情報保護方針

　

生活協同組合パルシステム神奈川（以下、「組合」といいます。）は、商品の供給、組合員活動、その他のサービスを通じて、組合員及び福祉サービス利用者の生活の向上に寄与するための組織です。
組合は、この目的の達成のために、多くの個人情報を取扱っており、この個人情報の確実な管理は、組合に課せられた社会的使命であると認識しております。
組合は、事業及び各種活動を推進するために、個人情報保護方針を以下のように定め、適切な運用を図り、個人情報の保護に努めます。

１．　個人情報の取得と利用目的について
１．１ 組合が取得する個人情報の種類
組合は、次の種類の個人情報をお預かりすることがあります。
（１）組合にご関心を持ち、加入申込や資料請求等をされた方の個人情報
（２）組合に加入され、組合員となった方の個人情報
（３）組合員のご家族の個人情報（事業・活動において必要がある場合に限る）
（４）福祉サービスの提供に際する利用者及び関係する方の個人情報
（５）組合員がギフトサービス発送先等に指定された方の個人情報
（６）組合に履歴書等をお送りいただいた方の個人情報
（７）組合の役職員の個人情報
（８）その他、組合から委託を受け、あるいは取引を行うなど、組合と関係する方の個人情報
１．２ 組合が管理する個人情報の利用目的
組合がお預かりした個人情報は、以下の目的で利用します。
（１）加入申込、資料請求を行ってくださった方の個人情報は、加入及び福祉サービス利用のための資料送付・ご連絡の目的に限定して使用します。
（２）組合員の個人情報は、商品の案内・注文内容の確認・供給促進・受注及び配送又は発送・利用代金の請求・その他各種サービスの提供目的に限定して使用します。
　①よりよい商 品・サービスを提供するために、組合員の承諾を得てアンケート調査等を行う場合がありますが、その場合はアンケート発送と回収確認の目的に限定してこれを使用します。
　②利用代金の引落しに必要な金融機関の口座情報又はクレジットカード情報をお預かりします。
　③ＣＯＯＰ共済たすけあい等、共済契約者情報をお預かりします。この情報は、必要に応じて共済加入・共済金の支払目的・割戻金のお知らせ・その他共済サービスの案内に限定して使用します。
　④各種保険に関する契約者情報をお預かりします。この情報は、契約者管理に使用し、また 、必要に応じて保険加入・保険金の支払い目的・その他保険サービスの案内に限定して使用します。
　⑤電力事業に関する契約者情報をお預かりします。この情報は、パルシステムでんきに関する各種サービスの提供やその他付随する業務を行う目的に限定して使用します。
（３）組合員活動に参加される組合員やそのご家族の個人情報は 、 連絡・会議・催し等の適切な運営のために限定して使用します。
（４）総代会等に参加される総代の個人情報は、総代公示・受付名簿・連絡・会議・その他総代参加の催し等の適切な運営のために限定して使用します。
（５）福祉サービスを提供する上で必要な個人情報をお預かりします。この情報は、福祉サービスの提供に限定して使用します。
　①審査支払機関へのレセプト請求、審査支払機関又は保険者・関連事業者からの照会への回答等、介護保険事務手続上必要な場合に限定して使用します。
　②口座振替によるお支払いを希望される場合、銀行口座等の情報をお預かりします。
（６）ギフトサービスをご利用いただいた際の送り先様の個人情報は、当該ギフト発送の目的に限定して使用します。ただし、組合員の便宜を図るために、ご承諾を得た上で、継続的な 送り先として登録していただき、次回以降のギフト申込時に印刷された申込書の準備に使用することがあります。
（７）組合でお預かりした就職希望者の方の個人情報は、採用活動の目的に限定して使用します。
（８）組合の役職員の個人情報は、法律上必要な諸手続・業務連絡・雇用管理を目的として使用します。
（９）その他、組合から委託を受け、あるいは取引を行うなど、組合と関係する方の個人情報につきましても、その目的を限定してお預かりします。
１．３ 個人情報取得に当たってのお約束
組合は、前項に該当しない個人情報を取得する場合、取得時に利用目的を本人にお伝えし、同意をいただいた方からのみ取得します。

２．　個人情報の適正な管理について
２．１ 安全管理措置
組合は、お預かりした個人情報の紛失、破壊、改竄、漏洩等を防止するため、個人情報取扱業務に関する管理体制を構築し、ルールを定めこれを遵守し、管理の強化に努めます。
（１）組織的安全管理措置
　・個人情報の取り扱いに関する情報管理 責任者を設置するとともに、法や取扱規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
　・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施
（２）人的安全管理措置
　・個人情報の取り扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な教育を実施
（３）物理的安全管理措置
　・個人データを取り扱うことのできる役職員が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施
　・個人情報を取り扱う書類等の盗難又は紛失等を防止するため保管場所の常時施錠等の措置を実施
　・個人データの削除及び電子媒体 を 廃棄 する場合、復元できない手段で削除又は廃棄する
（４）技術的安全管理措置
　・ 公開範囲に応じたアクセス制御を実施
　・ 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正 ソフトウェアから保護する仕組みを導入
２．２ 役職員の監督
組合は、個人情報の確実な管理を行うために、役職員及び関係者がその重要性について把握して業務に反映することが不可欠であると認識しております。
この個人情報保護方針は、文書化して、役職員はもとより関係者に周知し、個人情報保護管理体制が効果的かつ、継続的に機能するよう努めます。また、ウェブサイト等を通じてこの方針を公開します。
２．３ 委託先の監督
組合は、お預かりした個人情報を利用目的の範囲内で外部委託することがあります。
この場合、委託先の管理体制を確認した上で、個人情報の引き渡しをします。また、委託先に対する管理・監督を徹底するなど必要な措置を講じます。

３．　個人情報の第三者提供
組合は、お預かりした個人情報を第三者に提供を行いません。ただし、本人の同意がある場合、本人及び第三者の生命・健康・財産などの正当な利益を保護するために必要なときや法令に定めがある場合を除きます。また、利用目的の達成に必要な範囲内で、共同利用する場合や外部に委託する場合は、第三者への提供に該当しないものとします。

４．　法令の遵守について
組合は、個人情報の保護に関連する法令等を遵守します。

５．　個人情報の共同利用 組合が行う事業の中には、以下に示す他団体と連携し管理を行うものがあります。共同利用する個 人情報については、 この 方針における責任者を管理責任者とし、利用目的の範囲に限定して使用します。
５．１ パルシステムグループとの共同利用 （パルシステムグループの範囲は別表をご覧ください。）
組合は、パルシステムグループにおいて、より良いサービスを提供するために、個人情報を共同利用します。
（１）共同利用する個人情報の項目
　氏名、住所、電話番号、生年月日、メールアドレス、アレルギー情報、購買情報、請求情報、出資情報、口座情報、苦情内容 等
（２）共同利用する範囲
　パルシステムグループ
（３）共同 利用する目的
　・各種サービスの提供
　・お問合わせ、苦情等への対応
　・商品やサービスのご案内
　・商品の開発・改善やサービスの改善
　・各種サービスの契約及び維持管理　等
（４）当該個人情報の管理
　生活協同組合パルシステム神奈川
　〒222-0033 神奈川県横浜市港北区新横浜3-18-16 新横浜交通ビル
　専務理事　渡邊 たかし
５．２ 日本生活協同組合連合会との共同利用
組合は、組合員に対する事業提供を円滑にすすめるために、事業連携に伴って個人情報を共同利用します。
（１）共同利用する個人情報の項目
　氏名、住所、電話番号、購買情報、苦情内容　等
（２）共同利用する範囲
　日本生活協同組合連合会
（３）共同利用する目的
　・商品、サービスのお届け代金のご請求、お問合わせ、苦情等への対応
　・商品やサービスのご案内、商品の開発・改善やサービスの改善　等
（４）当該個人情報の管理
　生活協同組合パルシステム神奈川
　〒222-0033 神奈川県横浜市港北区新横浜3-18-16 新横浜交通ビル
　専務理事　渡邊 たかし
５．３ 日本コープ共済生活協同組合連合会との共同利用
組合は、共済事業を円滑にすすめるために、個人情報を共同利用します。
（１）共同利用する個人情報の項目
　氏名、住所、電話番号、生年月日、口座情報、請求情報　等
（２）共同利用する範囲
　日本コープ共済生活協同組合連合会
（３）共同利用する目的
　・共済契約の引き受け、維持管理
　・CO・OP共済商品・サービスのご案内・提供
　・共済金・見舞金・割戻金、返戻金等の支払い
（４）当該個人情報の管理
　生活協同組合パルシステム神奈川
　〒222-0033 神奈川県横浜市港北区新横浜3-18-16 新横浜交通ビル
　専務理事　渡邊 たかし

６．　個人情報に関する問い合わせ先
組合では、お預かりした個人情報及びその管理等に関するお問い合わせを受け付けます。
　・お預かりした個人情報の内容の開示方法について
　・お預かりした個人情報の内容の開示・訂正・利用停止等について
　・お預かりした個人情報の入手手段等に関するお問い合わせについて
　・お預かりした個人情報の苦情・相談等に関するお問い合わせについて
　・お預かりした個人情報の第三者 提供に関するお問い合わせについて
お問い合わせ窓口は次の通りです。
　・パルシステム利用組合員のお問い合わせ窓口：パルシステム問合せセンター
　・加入に関するお問い合わせ窓口：パルシステム 事業部
　・福祉サービス利用者 のお問い合わせ窓口 ：福祉事業部
　・共済に関するお問い合わせ窓口：コープ共済事務センター
　・パルシステムでんきに関するお問い合わせ窓口 ：株式会社パルシステム電力
　・その他のお問い合わせ窓口：総務課

７．　個人情報保護に関する管理体制の継続的改善
組合は、個人情報保護に関する管理体制の活動について継続的に見直し、改善・向上に努めます。

　　

生活協同組合パルシステム神奈川
　〒222-0033 神奈川県横浜市港北区新横浜3-18-16 新横浜交通ビル
　専務理事　渡邊 たかし
2005年２月24日制定
2014年４月１日改正
2018年１月25日改正
2019年10月24日改正
2020年８月27日改正
2022年３月24日改正
2022年10月27日改正

別表
１．個人情報保護方針におけるパルシステムグループの範囲